L’un des principaux éléments dans une solution ERP est le traitement de la documentation, et par conséquent, l’établissement des offres et de factures. Le flux de documents est donc la représentation et la vue d’ensemble des documents successifs, en d’autres termes, la chronologie traçable, d’une offre au bon de livraison, à la facture, en passant par la confirmation de commande.
Exploitez les nombreuses informations déjà saisies dans le système et travaillez avec des blocs de texte via glisser-déposer. Aucun masque de saisie avec tableaux, travaillez directement dans le document.
L’ensemble du logiciel Triviso ERP est disponible en trois langues. Ceci est particulièrement important pour vos documents, car les blocs de texte eux-mêmes sont également multilingues. Ainsi, vous pouvez être francophone et créer un document pour un client parlant allemand. Le système connaît la langue de correspondance du client et prend automatiquement la version allemande du bloc de texte.
Les fautes de frappe ou d’orthographe peuvent arriver quand vous écrivez un texte. Le correcteur d’orthographe intégrée vous aidera à rédiger vos textes. Nos utilisateurs disposent d’un accès direct au dictionnaire. Complétez la bibliothèque avec vos propres mots et définissez dans quelles langues/régions le mot doit être utilisé.
En plus du flux de documents standard offre-confirmation de commande-facture, les différents documents (offre, confirmation de commande, bon de livraison, facture, garantie, accusé de réception) peuvent être utilisés individuellement.
Le flux de documents hiérarchisé garantit une transmission systématique des informations du document précédent. La saisie multiple n’est pas nécessaire. Le contenu de chaque document peut néanmoins être adapté et complété à volonté.
Il n’est pas rare qu’un document déjà envoyé soit suivi d’une demande d’adaptation du client. La gestion des versions et l’archivage dans Triviso ERP garantissent une gestion irréprochable du processus de modification.
Selon le domaine d’activité ou le site, il sera nécessaire d’établir des factures dans différentes devises ou avec des taux de taxation différents. Grâce aux documents de vente intégrés dans Triviso ERP, la devise et le taux de TVA peuvent être définis séparément pour chaque document. Le système convertit les devises en fonction des cours définis.
Une précalculation précise est tout aussi essentielle qu’un calcul détaillé du prix de revient. La fonction « Transfert en production » vous permet de définir la structure du projet directement dans le document. Sur cette base, Triviso ERP ouvre automatiquement les sous-projets et établit un rapport direct entre les positions du document et les structures du projet. Vous avez à tout moment la possibilité de comparer la précalculation et le calcul du prix de revient au niveau du sous-projet.
La facturation reprend les positions du document précédent. Les heures et les matériaux supplémentaires, aussi appelé côts en régie, ne sont pas encore visibles sur la facture. Triviso ERP vous permet en un clic d’ajouter directement dans le document, sous une autre section, toutes les heures, les matériaux et les frais saisie en compléments.
Les entreprises communiquent de plus en plus par voie numérique avec leurs prospects et leurs clients. Triviso ERP vous aide dans ce domaine. En un clic, le système génère un PDF à partir du document souhaité, ouvre un mail, annexe le PDF généré, sélectionne l’adresse e-mail du contact concerné et renseigne l’objet. Il ne vous reste plus qu’à écrire votre texte et à envoyer le document.
Si des commandes ne peuvent pas être livrées entièrement, il est possible de recourir à un mécanisme de contrôle. Dans ce type de situations, Triviso ERP vous aide en se basant sur les informations correspondantes des factures partielles ou des bons de livraison. Ce faisant, le système calcule l’avancement de l’envoi à chaque livraison partielle. Vous savez ainsi à tout moment ce qui a déjà été livré et ce qu’il reste à facturer.
