Einer der wesentlichen Bereiche in einer ERP-Lösung ist die Dokumentbearbeitung und damit das Erstellen von Offerten und Rechnungen, sogenannten Belegen. Der Belegfluss ist somit die Abbildung und Übersicht aufeinanderfolgender Belege. Mit anderen Worten die nachvollziehbare Abfolge von einem Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zu Lieferschein und Rechnung.
Profitieren Sie von den zahlreichen Informationen, die bereits im System erfasst sind und arbeiten Sie mit Text-Bausteinen im Drag & Drop Verfahren. Keine Eingabemasken mit tabellarischen Ansichten, sondern direkt in der Dokumentansicht
Die gesamte Softwarelösung Triviso ERP ist dreisprachig. Im Bereich der Belege ist dies besonders bedeutend, da die Textbausteine selbst ebenfalls mehrsprachig sind. Sie haben so die Möglichkeit, als Benutzer in deutscher Sprache ein Dokument für einen französisch sprechenden Kunden zu erstellen. Das System kennt die Korrespondenzsprache des Kunden und ruft automatisch die französische Fassung des Textbausteins auf.
Wo geschrieben wird, passieren Tippfehler oder Buchstabendreher. Sie werden beim Schreiben von Texten durch die integrierte Wort-Rechtschreibung unterstützt. Als Benutzer wird Ihnen direkten Zugang zum Wörterbuch gewährt. Ergänzen Sie die Bibliothek mit eigenen Wörtern und definieren Sie in welchen Sprachen/Regionen das Wort zur Korrektur verwendet werden soll.
Neben dem standardmässigen Belegfluss von Angebot-Auftragsbestätigung-Faktura sind die verschiedenen Belege (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Faktura, Garantie, Rüstschein) entweder einzeln oder in anderer Konstellation einsetzbar. Der hierarchische Belegfluss garantiert eine lückenlose Weitergabe der Informationen des vorangehenden Dokumentes. Die Mehrfacheingabe entfällt. Trotzdem ist der Inhalt auf jedem Beleg wieder neu anpassbar und kann beliebig erweitert werden.
Nicht selten folgen einem bereits versendeten Dokument Anpassungswünsche seitens Kunden. Die Versionierung und Archivierung im Triviso ERP garantiert eine lückenlose Führung des Änderungsprozesses.
Je nach Geschäftsfeld oder Standort ist die Verrechnung in unterschiedlichen Währungen oder mit abweichenden Steuersätzen notwendig. Mit den integrierten Verkaufsdokumenten im Triviso ERP kann pro Beleg die Währung und der Mehrwertsteuersatz separat definiert werden. Die Währungsumrechnung übernimmt das System gemäss den definierten Kurssätzen.
So wichtig wie die genaue Vorkalkulation, ist die Möglichkeit einer detaillierten Nachkalkulation. Die Funktionalität «Transfer Produktion» ermöglicht Ihnen die Struktur des Projektes bereits auf dem Beleg zu definieren. Triviso ERP eröffnet für Sie gemäss Dokument automatisch die Unterprojekte und stellt einen direkten Bezug zwischen den Verkaufspositionen und den Projektstrukturen her. Zu jedem Zeitpunkt besteht für Sie nun die Möglichkeit, auf Niveau Unterprojekt die Vorkalkulation der Nachkalkulation gegenüberzustellen.
Bei der Rechnungsstellung sind jeweils die Positionen vorhanden, welche vom vorangehenden Beleg weitergegeben wurden. Alle zusätzlich geleisteten Stunden und verwendeten Materialien, sogenannter Mehraufwand oder Regiekosten, sind noch nicht auf der Rechnung ersichtlich. Triviso ERP ermöglicht Ihnen per Knopfdruck sämtliche erfassten Stunden, Materialien und Spesen für Mehraufwände als separates Kapitel direkt dem Dokument hinzuzufügen.
Die Kommunikation mit Interessenten und Kunden verläuft zunehmend digital. Triviso ERP hilft Ihnen in diesem Bereich weiter. Mit einem Klick generiert Ihnen das System aus dem gewünschten Beleg ein PDF, öffnet Microsoft Outlook, hängt das generierte PDF an, wählt die E-Mailadresse aus dem Kontakt aus und füllt den Betreff. Ihnen bleibt noch den Text zu schreiben und das Dokument zu versenden.
Können Bestellungen nicht als Komplettlieferung registriert werden, besteht die Möglichkeit, mit einem Kontrollmechanismus zu arbeiten. Triviso ERP unterstützt Sie in diesem Bereich mit den entsprechenden Informationen auf den Belegen von Teilrechnungen oder Lieferscheinen. Das System rechnet dabei bei jeder weiteren Teillieferung den neuen Stand der Gesamtsendung aus. So wissen Sie zu jeder Zeit welche und davon wie viele Positionen bereits geliefert sind und welche noch zu verrechnen sind.
