Dans un ERP, une adresse va bien au-delà d’une simple rue et d’un numéro de téléphone. La gestion des contacts englobe l’ensemble des informations qui s’étendent de la vente de matière à l’achat, et l’adresse en est la clé de voûte.
La façon dont les adresses sont structurées et reliées est cruciale pour obtenir une vue d’ensemble rapide. C’est pourquoi Triviso ERP propose une organisation hiérarchisée des adresses : à chaque entreprise ses personnes de contact ou ses succursales, elles-mêmes rattachées à des personnes de contact. Si vous traitez avec des particuliers, il vous suffit de saisir le nom de chaque client et l’adresse d’une éventuelle résidence secondaire.
Les nombreuses adresses peuvent être distinguées par des critères de recherche et associées à des informations complémentaires. Les informations enregistrées répondent aux questions suivantes :
A partir de la première prise de contact, le client est saisi dans la base de données puis associé aux informations susmentionnées. Les activités menées sont au premier plan d’une relation clientèle. Les procès-verbaux d’une réunion, les notes prises au cours d’un entretien téléphonique ou les visites sont consignées directement dans un dossier CRM. Les autres données – photos, e-mails ou autres procès-verbaux – sont enregistrées dans le répertoire de fichiers externe ou annexe. Vous disposez ainsi d’un historique des activités qui vous permet de rencontrer votre client avec une connaissance parfaite de ses informations, même si un autre collaborateur gérait ce contact auparavant.
Il vous suffit de sélectionner une adresse pour obtenir une vue d’ensemble de tous les projets du client et de tous les documents commerciaux, délais et notes de projet associés, quel que soit l’avancement du projet ou le statut des documents. Le même système s’applique aux projets potentiels.
Les informations provenant des critères de recherche et des projets, c’est-à-dire les documents, constituent la base des analyses spécifiques aux clients. Elles illustrent les chiffres de différente manière. Il peut s’agir d’une liste des ventes, du chiffre d'affaire d’un groupe de clients au cours du dernier trimestre ou des mouvements d’un client individuel. L’interconnexion de toutes ces informations permet la comparaison des montants des calculs et des factures.
