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Als die Auslastung im ersten Corona-Lockdown geringer wurde, traf Ralf Hündling, Inhaber der Firma Hündling Plattentechnik, eine mutige Entscheidung: Er nutzte die freien Kapazitäten und investierte in die Einführung von Triviso ERP. Jetzt profitiert der Hersteller von Platten für Küchen, Labore und den Schiffsinnenausbau von einer effizienteren Angebotserstellung und einer höheren Transparenz in den Projekten.
Hündling Plattentechnik ist im Prinzip ein Schreinerbetrieb, der auf die Verarbeitung von hochwertigen Mineralwerkstoffen wie CORIAN® und Hi-Macs®, Vollkernkunststoff und Massivhölzern spezialisiert ist. Darüber hinaus handelt die Firma mit Arbeitsplatten aus Glas, Keramik und Edelstahl. „Wir bieten aber auch Arbeitsplatten aus einfacheren Materialien“, sagt Ralf Hündling. Er gründete den mittelständischen Betrieb im Jahr 2000 durch Übernahme des Plattentechnik-Bereichs der Julius Hupfer GmbH & Co. Seine Firma ist in Bösensell im Herzen des Münsterlands ansässig und beschäftigt derzeit 22 Mitarbeiter.
Eine kontinuierliche Auslastung sicherzustellen, ist eine große Herausforderung für den Firmenchef. Als Einzelfertiger stellt die Firma stark kundenspezifische Produkte her, angefangen von einfachen Küchenarbeitsplatten und kleinen Waschtischen über Laborspülen und Tresen-Anlagen bis zu komplexen Sonderkonstruktionen für den Innenausbau luxuriöser Yachten. Sie beliefert aber nicht die Endkunden, sondern Küchenstudios, Möbelhäuser, Sanitärfachhändler, Medizintechnikhersteller, Ladenbauer oder auf den Innenausbau spezialisierte Schreinereien – alle in einem regionalen Umkreis. Das erlaubt der Firma, die Produkte selbst auszuliefern und auf Kundenwunsch sogar zu montieren.
Die Kundenanforderungen sind sehr unterschiedlich, wie Hündling sagt: „In der Medizintechnik oder im Schiffsinnenausbau müssen wir sehr hohe Qualitätsanforderungen erfüllen. Im Küchenbereich geht es oft darum, für die Kunden mitzudenken, um Planungsfehler zu vermeiden.“
Die Mitarbeiter der Firma arbeiten jede Woche relativ viele Aufträge ab, für die oft nicht einmal ein Angebot erstellt werden muss, weil die Kunden die Platten und Preise in ihren Planungssystemen hinterlegt haben und direkt bestellen. Umso wichtiger ist eine effiziente Auftragsabwicklung. Sie wurde früher dadurch erschwert, dass sich die Informationen zu Kunden, Artikeln, Aufträgen etc. über das alte Warenwirtschaftssystem und verschiedene Excel-Listen verteilten bzw. an unterschiedlichen Stellen auf Papier abgelegt waren. Sie zusammenzuführen und vom Papier wegzukommen, war einer der Hauptgründe für die ERP-Einführung, wie der Technische Leiter Ji Qiu sagt.
Die Firma begab sich nicht sofort auf die Suche nach einer entsprechenden Lösung, sondern machte auf Empfehlung eines externen EDV-Beraters erst einmal ein „Brainstorming“ mit allen Mitarbeitern, um die Verbesserungspotentiale in den unterschiedlichen Bereichen zu identifizieren. Daraus resultierte ein Pflichtenheft, das Hündling an verschiedene Anbieter schickte, die in der Branche bzw. bei seinen Kollegen einen Namen haben. Die Mitarbeiter favorisierten zunächst ein einfacher „gestricktes“ Programm. Doch dank einer proaktiven und individuell abgestimmten Erstberatung kam Triviso zum Zuge. Die Branchenlösung des Schweizer Software-Herstellers überzeugte durch ihren Funktionsumfang und die gute Integrationsfähigkeit.
Das Projekt lief total entspannt, obwohl wir unsere Projektleiterin noch nie persönlich gesehen haben.
Ralf Hündling, Geschäftsführer Hündling Plattentechnik GmbH
Mitten in der Pandemie installierte die deutsche Niederlassung von Triviso, die ihren Sitz in Freiburg hat, die neue ERP-Lösung in Bösensell und schulte die Anwender im Umgang mit der Software – alles via Fernwartung. „Ich hätte mir nicht vorstellen können, dass das so gut funktioniert“, sagt Hündling. „Das Projekt lief total entspannt, obwohl wir unsere Projektleiterin noch nie persönlich gesehen haben. Wenn wir unsere Hausaufgaben mal nicht geschafft hatten, haben wir uns einfach auf die nächste Woche vertagt. Es gab aber auch intensive Sitzungen von zwei Stunden und mehr, nach denen uns die Köpfe rauchten.“
Bei der Implementierung ging die Firma in mehreren Schritten vor. Zunächst aktivierte sie die Angebotserstellung, allerdings ohne dafür sämtliche Kundendaten zu migrieren. Bei einem Auftragseingang legen die Anwender den betreffenden Kunden in Triviso neu an – mit seiner alten Debitorennummer, sofern es sich um einen Bestandskunden handelt. So muss die Buchhaltung keine Veränderungen in den Kundendaten in der Abrechnungs-Software von DATEV vornehmen, um die Rechnungen über die DATV-Schnittstelle aus Triviso ERP exportieren und den Kunden zuordnen zu können.
Parallel dazu baute Céline Pérez-Romero, kaufmännische Leiterin der Firma, das so genannte Preisbuch mit den verschiedenen Artikeln, Materialien und Preisen auf. Es orientiert sich an den bestehenden Produktgruppen und bietet die Möglichkeit, bei der Erstellung eines Angebots ausgehend von Farbe und Material des Artikels die Artikelpreise zu berechnen und das Angebot zu kalkulieren. „Unsere Angebote sind dadurch wesentlich besser geworden“, sagt Hündling. „Wichtigster Vorteil des Preisbuchs für mich ist, dass ich nicht mehr lange zu überlegen brauche, ob ich ein neues Material oder Dekor anlegen möchte. Mit dem Preisbuch ist das neue Dekor nach einer halben Stunde verkaufsfähig.“
Im Preisbuch sind bislang nur die Arbeitsplatten und andere Quasi-Standards abgebildet, wie Hündling weiter ausführt. Es besteht nach wie vor die Möglichkeit, einen Artikel einfach über eine Beschreibung, Mengeneinheit und Einzelpreis einzugeben, wie das im bisherigen gemacht wurde. „Das Preisbuch wird auch nie komplett fertig werden, sondern kontinuierlich weiterentwickelt“, sagt Pérez-Romero. „Wir haben erst die Artikel angelegt, die wir jeden Tag brauchen. Wenn wir plötzlich merken, dass Varianten fehlen oder dass wir mehr Spülen verkaufen, dann lege ich die einfach neu an.“
Derzeit wird die Integration zur CAD-Software TopSolid Wood implementiert, um die Stücklisten mit Abmessungen an das ERP-System übergeben zu können, wie Ji Qiu sagt: „Die Zuschnitt-Optimierung machen wir in Triviso ERP, weil hier die Materialien hinterlegt sind und wir die Stücklisten dann gleich für die Bestellung nutzen können.“ Prinzipiell würde die Zuschnitt-Optimierung auch eine zuverlässigere Kalkulation der Angebote ermöglichen, wie Hündling ergänzt, „aber dann müssten wir schon jede Anfrage zeichnen. Das versuchen wir aber zu vermeiden.“ Normalerweise fangen die Techniker erst an zu zeichnen, wenn der Auftrag da ist.
Bei einer normalen Arbeitsplatte von 300 mal 60 cm macht es auch wenig Sinn, den Zuschnitt zu optimieren, wie Ji Qu weiter ausführt. „Eine tolle Option, die wir auch schon genutzt haben, ist jedoch die auftragsübergreifende Optimierung, wenn wir das gleiche Material in der gleichen Farbe in mehreren Aufträgen haben.“ Hündling verarbeitet nämlich ziemlich teure Materialien und macht deshalb eine strikte Restverwaltung. Jeder Rest wird in der Lager-Software registriert, die allerdings noch nicht an Triviso angebunden ist, so dass die Anwender sie separat suchen müssen.
Das Zeiterfassungstool des ERP-Systems nutzt die Firma derzeit nur für das Ein- und Auschecken der Mitarbeiter, um zu wissen, wer anwesend, krank oder in der Berufsschule ist. Die Erfassung von auftragsbezogenen Aufwänden soll zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden, sobald die neue Plattenaufteilsäge kommt.
Insgesamt arbeiten sieben Mitarbeiter mit Triviso ERP. Die meisten sind mit der Lösung zufrieden, auch wenn sie eine ziemliche Umstellung gegenüber der bisherigen Arbeitsweise bedeutet, wie Ji Qiu sagt. Triviso hat die Software durch viele kleine individuelle Konfigurationen an die spezifischen Bedürfnisse von Hündling angepasst. Eine, die vor allem dem Produktionsleiter viel Zeit spart, ist die gesammelte Erstellung von Lieferscheinen für alle lieferbereiten Aufträge.
Die höhere Transparenz in den Kundenprojekten ist der wichtigste Nutzeneffekt der Lösung, wie Hündling betont, auch wenn sie sich nicht genau quantifizieren lasse. Alle auftragsrelevanten Daten angefangen von der Anfrage des Kunden über das Angebot bis zu den Fremdzeichnungen und die eigenen Zeichnungen werden von Triviso ERP verwaltet und sind mit einem Mausklick zugänglich. Dank der Outlook-Integration wird auch der ein- und ausgehende E-Mail-Verkehr mit den Kunden automatisch in Triviso ERP gespeichert. Und wenn ein Außendienst-Mitarbeiter einen Auftrag doch noch mal auf Papier kalkuliert, scannt man die Kalkulation ein und legt sie im jeweiligen Ordner ab.
Triviso ERP sorgt auch dafür, dass Angebote konsequenter nachverfolgt werden, indem sie die Sachbearbeiter über die To-Do-Liste daran erinnert. „Natürlich haben wir das auch früher schon gemacht, aber nicht so konsequent“, sagt Hündling. „Heute kann man schnell noch einen Anruf machen, wenn man mal eben 15 Minuten Zeit hat, weil man nicht erst den Angebotsordner aus dem Regal holen muss, um die Informationen zu finden.“
„Was mich am meisten begeistert ist, dass ich, wenn ich einen Kunden anklicke, auf einen Blick sehe, was er wann gemacht hat“, ergänzt Pérez-Romero „Ich kann die einzelnen Kommissionen aufrufen, wenn ich wissen möchte, was bei der Abwicklung alles passiert ist, ob es z.B. Rückfragen gab, ohne lange in Ordnern suchen zu müssen. Es gibt eine zentrale digitale Informationsquelle.“
Die kaufmännische Leiterin druckt heute nur noch die Auftragsbestätigungen aus, die aus alter Gewohnheit in die Hängeregister eingeordnet werden, um eine optische Kontrolle über die in jeder Woche anstehenden Aufträge zu haben. „Es ist aber sicher nur eine Frage der Zeit, bis auch die Hängeschränke verschwinden und durch Reports aus dem ERP-System ersetzt werden“, schätzt Hündling. „Auch wenn das sicher einen Verlust an liebgewonnener Bürokultur bedeutet.“
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