Auf der Suche nach einer geeigneten ERP Lösung stellt sich nicht nur die Frage, welche Software das Unternehmen und seine Bedürfnisse am besten unterstützt, sondern ob diese On-Premises oder in der Cloud verfügbar sein soll. Während bei On-Premises-Lösungen die Software auf dem eigenen Server des Unternehmens installiert und betrieben wird, fungieren Cloudlösungen vollständig webbasiert. Die Schreinerei Gassmann AG aus dem luzernischen Sempach hat sich aus diversen Offerten für Triviso Cloud entschieden.
Seit der Gründung 1980 durch Franz Gassmann produziert die Schreinerei massgeschneiderte Möbel und Küchen, welche nicht nur qualitativ hochwertig und ausgezeichnet verarbeitet sind, sondern auch durch klare Formen und stimmige Proportionen überzeugen. Weiter fertigt das Unternehmen komplette Innenräume nach eigenen Entwürfen, Kundenwünschen oder gemäss Vorgaben von Innenarchitekten.
Als Unterstützung im Tagesgeschäft griff die Schreinerei Gassmann AG bisher auf ein Lohnprogramm und Microsoft Excel zurück. «Die geleisteten Stunden wurden auf einem Rapportblatt erfasst und anschliessend manuell ins Stundenprogramm übertragen», so David Buser, Projektleiter ERP. «Nach Arbeitsschluss hat jeder Mitarbeitende dafür noch rund 15 Minuten täglich investiert». Weiter hat die Schreinerei Gassmann AG eine eigene Kalkulationstabelle in Excel aufgebaut. Anhand dieser wurde das Material mit ID’s versehen, selektioniert und die Kosten dazu in Laufmeter, Quadratmeter oder Kubikmeter berechnet.
Im Zeitalter der Digitalisierung sah sich die Schreinerei Gassmann AG jedoch vermehrt mit der Herausforderung konfrontiert, Geschäftsabläufe zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und dabei Kosten einzusparen. Eine ERP-Lösung sollte in Zukunft die Ressourcensteuerung übernehmen und das Unternehmen digital unterstützen.
Gemeinsam mit Ivan Gassmann, welcher das Unternehmen dereinst übernimmt, hat David Buser einen entsprechenden Anforderungskatalog ausgearbeitet. «Wir haben den IST-Zustand aller administrativen Prozesse analysiert und dokumentiert. Dabei überlegten wir uns, bei welchen Arbeitsschritten es sinnvoll ist, mit einer Softwarelösung zu unterstützen», so David. Die handwerklichen Prozesse aus der Produktion wurden bewusst aussen vorgelassen.
Aus den Erkenntnissen entstanden Muss- und Soll-Kriterien, welche die neue Software zu erfüllen hat. Einer der wichtigsten Punkte ist dabei die Durchgängigkeit. Dank ihr wird eine mehrmalige Dateneingabe verhindert und sichergestellt, dass aus verschiedenen Modulen dieselben Daten aufrufbar sind. Im Weiteren wird viel Wert auf das Corporate Design gelegt. Ein einheitliches Layout aller Dokumente trägt zu einem stimmigen Auftritt und zum professionellen ersten Eindruck des Unternehmens bei.
Ob die gewählte Software On-Premises oder in der Cloud verfügbar ist, war bis anhin kein Kriterium. «Ich bin als ausgebildeter Informatiker jedoch sehr cloudaffin», erzählt David Buser. «Der Einsatz einer Lösung in der Cloud macht heute für ein Unternehmen in der Grösse der Schreinerei Gassmann AG viel mehr Sinn», ergänzt er.
Beim Vergleich der Offerten von verschiedenen Softwareanbietern war denn auch der Aspekt der Infrastruktur ausschlaggebend. Die Anschaffungskosten von neuer Hardware und die Kosten von Lizenzen wurden dem Cloud-Mietmodell gegenübergestellt. «Dass Triviso ERP in der Cloud verfügbar ist, war sicherlich ein Argument für die Software», sagt David. Denn die Kosten für die Anschaffung fallen deutlich tiefer aus und der Betrieb kann mit fixen, skalierbaren Beträgen kalkulieren. Ein weiterer Vorteil der Cloudlösung ist die automatische Planung und Durchführung von Updates, ohne das Tagesgeschäft zu beeinträchtigen. Ferner hat ihn überzeugt, dass mit der Triviso AG ein Single Point of Contact zur Verfügung steht und die Kommunikation und Abstimmung mit dem Hosting Partner übernimmt.
Schon von Beginn weg spürten wir dank dem Einsatz von Triviso ERP eine Effizienzsteigerung im digitalen Bereich
David Buser, Projektleiter ERP, Schreinerei Gassmann AG
Einige Monate nach Inbetriebnahme der Software blickt David Buser zufrieden auf den Entscheid zurück. «Im Umgang mit dem ERP haben uns die Projektleiter der Triviso AG sehr gut geschult», erzählt er. Zwar sei der Aufwand bei der Einführung einer neuen Software am Anfang etwas höher. Stammdaten sind zu implementieren und Prozesse neu zu gestalten. Der Zeitaufwand zahlt sich jedoch bald aus. Mit der cloudbasierten ERP-Lösung steigert sich denn auch die eigene Flexibilität. Nicht nur kann er und seine Kollegen von jedem gewünschten Ort auf die Daten zugreifen, auch die Zeiterfassung der acht Mitarbeitenden ist schneller erledigt. «Die Stunden werden nun direkt mit zwei Tablets in digitaler Form erfasst. Es wird genauer rapportiert und Fehlerquellen minimiert», ergänzt David Buser.
Bei Triviso Cloud ist dank der Anbindung zu Microsoft Office das gesamte Angebot mit Excel, Word oder Outlook verfügbar. Dies unabhängig des eingesetzten Betriebssystems oder der von der Schreinerei Gassmann AG verwendeten Geräte. So bleibt die gewohnte Kommunikation per E-Mail erhalten. Neu wird das Versenden verschiedenster Unterlagen elektronisch abgewickelt. Der Einsatz des E-Mail Direktversands ermöglicht es, PDF-Dokumente direkt aus Triviso ERP zu generieren und via Outlook an den entsprechenden Empfänger weiterzuleiten. Eine Schnittstelle zu Microsoft OneDrive erlaubt weiter den Zugriff auf die Dateiablage und die darauf gespeicherten Daten.
Wir haben die Möglichkeit, auch grössere Dateimengen wie Pläne und Detailzeichnungen flexibel mit unseren Kunden auszutauschen
David Buser, Projektleiter ERP, Schreinerei Gassmann AG
Das Team der Schreinerei Gassmann AG gewöhnte sich schnell an den neuen Umgang mit Triviso ERP. «Wir sind heute in der Lage, auf Knopfdruck ein Angebot in eine Rechnung umzuwandeln», so David Buser. Die gesuchte Durchgängigkeit scheint gefunden und unterstützt den Tagesablauf des Betriebes zusehends.
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