Das Beispiel eines jungen Schreiners zeigt, wie das Triviso ERP einen wichtigen Beitrag für den Erfolg eines neuen Unternehmens leisten kann. Es wächst mit dem Betrieb, bietet Unterstützung beim Aufbau von Strukturen und ermöglicht das Fokussieren auf das Wesentliche.
Begonnen hat alles in einem alten Stall in Albisrieden am Stadtrand von Zürich: Direkt nach dem Studium an der Berner Fachhochschule baute der Schreiner Felix Räbsamen das 500 Jahre alte Gebäude in eine Werkstatt mit Büro um. «Schon während der Lehre stand für mich fest, dass ich mich eines Tages selbstständig machen will», sagt Felix Räbsamen. Nebst all den Betriebseinrichtungen und Maschinen war für ihn aber auch klar, dass er eine Branchensoftware für die Verwaltung und Organisation der Aufträge braucht. Entschieden hat er sich für das ERP-System von Triviso. «Weil ich den Betrieb von Grund auf selber aufbaute, war für mich wichtig, dass ich klein anfangen und später das System ausbauen kann», erzählt Räbsamen.
Ein eigener Server oder ein Remote-Desktop sei deshalb vorerst kein Thema gewesen. Genau für solche Fälle bietet Triviso die Möglichkeit, mit einer Einplatzlösung zu starten. Viele Standardprozesse wie zum Beispiel das Erfassen von Kunden, Aufträgen und Dokumenten sind dort bereits vorgegeben und funktionieren. So braucht es keine aufwendigen Spezifikationen oder Anpassungen. Für Räbsamen war das eine grosse Hilfe, denn damit hatte er vom ersten Tag an eine Struktur, an der er sich orientieren konnte. «So konnte ich mich auf meine eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Ich bin ja kein Informatiker sondern Schreiner.»
Seither ist die Bau- & Holzwerker AG stetig gewachsen. Heute beschäftigt der dreissigjährige Felix Räbsamen 10 Mitarbeitende und bildet drei Lernende aus. Die Produktion soll bald komplett an den neuen Standort im benachbarten Stallikon ZH verlegt werden, wo unter anderem ein CNC-Bearbeitungszentrum im Einsatz ist. Ebenfalls laufend erweitert wurde das Triviso ERP: Inzwischen läuft es auf einem eigenen Server, ist mit dem CAD von CAD+T sowie der Möbel- und Beschlagsbibliothek RWDM vernetzt.
Für das Erstellen der Werkpläne greift das CAD auf den Materialstamm im Triviso ERP zu. Die Stücklisten werden wiederum aus den CAD-Daten generiert. Den Materialstamm hat Räbsamen ebenfalls im Standard von Triviso übernommen. Das aufwendige Erstellen einer eigenen Materialbibliothek konnte er sich so sparen. Auch hier sei er froh gewesen, dass er nicht von Grund auf alles selber erarbeiten musste. «Am Anfang reicht der Standard für vieles aus», sagt Räbsamen. Heute profitiert das Unternehmen davon, dass die Basismodule auch individuelle Anpassungen erlauben. Grundsätzlich findet Felix Räbsamen aber, dass man das Triviso so nehmen sollte, wie es ist: «Wenn man zu viele Anpassungen vornimmt, verliert man sich und konzentriert sich nicht mehr auf die eigentlichen Aufgaben.»
Laut Räbsamen war aber auch die Einführung des digitalen Kalenders, der Abwesenheitsplanung und der Zeiterfassung ein wichtiger Schritt: «Vorher planten wir mit einer Lego-Wand im Büro. Heute haben alle Mitarbeiter online Zugriff auf den Kalender und die Zeiterfassung.» Dies ist umso wichtiger, wenn ein Betrieb mehrere Mitarbeitende hat, die in einem Teilzeitpensum arbeiten. Der junge Unternehmer beschäftigt drei Angestellte in einem 80%- und einen in einem 60%-Pensum. Der Kalender hat ausserdem dazu geführt, dass sich die Mitarbeitende aktiv an der Kapazitäts- sowie Aufgabenplanung beteiligen und die benötigten Informationen einfordern.
Trotz Digitalisierung erachtet Räbsamen aber die Auftragsplanung nach wie vor als schwierig. Sehr oft hielten sich Planer und andere Unternehmungen nicht an die Absprachen oder die Aufträge würden absichtlich hinausgezögert. Dies macht den Zeitplan zunichte und der investierte Aufwand geht verloren.
Als nächstes will Felix Räbsamen die Schnittstellen der Finanzbuchhaltung in Angriff nehmen. Hier hat er bereits das Modul Fibu Vorerfassung von Triviso im Einsatz. Dieses soll nun mit der Buchhaltungssoftware und dem E-Banking vernetzt werden. Über die Kosten für solche Erweiterungen, neue Module und Updates sagt Räbsamen: «Natürlich kostet das alles Geld, aber dadurch werden für mich so viele Probleme gelöst und Prozesse vereinfacht, dass sich das innert Kürze rechnet.» Wichtig dabei ist, dass man sich darauf einlässt und nicht verzettelt.
Bei der ERP-Evaluation war die Entwicklung ein entscheidender Punkt: Auf dem Markt gibt es verschiedenste Anbieter von klein bis gross. Räbsamen wollte aber auf einen Partner setzen, der sich aktiv weiterentwickelt und auf Veränderungen reagiert. Dazu gehört auch ein gut organisierter Support der schnell reagiert und die Bedürfnisse der Anwender aufnimmt.
«Triviso ERP vereinfacht meine Prozesse.»
Felix Räbsamen, Geschäftsführer Bau- & Holzwerker AG
Weiter wachsen will Felix Räbsamen aber voraussichtlich nicht. «Jetzt haben wir eine gute Grösse erreicht, bei der wir selber noch alles unter Kontrolle haben.» Er hat die Hoffnung noch nicht aufgegeben, dass man in der Branche in Zukunft vermehrt partnerschaftlich zusammenarbeitet, statt sich in einem Preiskrieg zu bekämpfen. Dazu gehört für ihn auch, dass sich die Betriebe ihre Nischen suchen. So hat sich die Bau- & Holzwerker AG in der Region einen Namen im Bau von Holzterrassen gemacht.
Sobald die Produktion nach Stallikon verlagert wurde, will er aber am alten Standort in Albisrieden eine kompakte Ausstellung und Service-Werkstatt einrichten. Für ihn ist es nach wie vor wichtig, dass die Kunden in Ruhe Muster anschauen, das Material und die Oberflächen fühlen können. Ausserdem erklärt er auch gerne mal etwas mit einer einfachen Skizze.
Klar ist für den Jungunternehmer aber trotzdem, dass es ohne die Digitalisierung und ein entsprechendes ERP nicht mehr geht. Man habe heute dermassen viele Daten, die abgelegt und verwaltet werden müssen. So erfolgt heute ein Grossteil der Kommunikation mit den Kunden, Planern und Architekten via Mail. Dokumente auf Papier werden konsequent eingescannt und ebenfalls im ERP abgelegt. Für die Zukunft wünscht sich Felix Räbsamen auch eine praktische ERP-Lösung für Nachrichten die via Messenger wie zum Beispiel Whatsapp versendet werden. «Im direkten Kundenkontakt nimmt die Kommunikation über solche Kanäle laufend zu.»
Das Unternehmen investiert auch entsprechend in die digitale Vermarktung. Sämtliche Daten die es über das Kontaktformular auf der Website erhält, werden im ERP erfasst. Das gezielte Schalten von Werbung auf Social-Media und Google gehört ebenso dazu, wie das anschliessende Auswerten. Dafür arbeitet Räbsamen zusätzlich mit einer spezialisierten Agentur zusammen.
Eine weitere Chance sieht er bei der Massaufnahme mittels 3D-Scanner. Dies würde es ermöglichen, die Einbauelemente passgenau vorzufertigen. Diese Daten müssen aber ebenfalls in einem ERP entsprechend verwaltet und gepflegt werden können. Im Falle einer Garantiearbeit oder wenn Teile nachbestellt werden müssen, hat man so die Daten sofort zur Hand und dann machen sie sich erst recht bezahlt.
