Durchgängige Informationsflüsse sind auch für kleinere mittelständische Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil. Die Firma Kameleon Raumkonzepte, die Spiel- und Bewegungslandschaften für Kindergärten gestaltet, hat den Prozess von der Planung über den Verkauf bis zur Holzfertigung deshalb auf eine neue Grundlage gestellt: Das ERP-System von Triviso steigert vor allem bei größeren Projekten die Effizienz und beschleunigt die Abwicklung.
Räume für Kinder so zu gestalten, dass sie zu sinnlichen Bildungsräumen werden, ist seit über 20 Jahren die Vision der Kameleon Raumkonzepte GmbH & Co. KG. Das in Mainleus ansässige Unternehmen unterhält zwei Schreinereien, ist aber weit mehr als ein Holzverarbeitungsbetrieb. Es bietet privaten und öffentlichen Trägern innovative Konzepte für die Einrichtung von Krippen, Kindergärten, Horten und Schulen, angefangen von Seminaren/Webinaren über eine pädagogisch stimmige Raumgestaltung und Raumakustik über die eigentliche Planungsleistung bis zur Fertigung und Montage der Spiel- und Bewegungslandschaften.
Kameleon Raumkonzepte wurde ursprünglich in Buchholz/Nordheide gegründet und 2017 mit der Schreinerei Moser in Fassoldshof bei Mainleus, ihrem Hauptlieferanten für Möbel und Spiellandschaften, verschmolzen. Mitte dieses Jahres zogen sich Bettina und Stefan Moser aus dem Unternehmen zurück und verkauften ihre Anteile an den bisherigen Minderheitsgesellschafter und Geschäftsführer Gottfried Schilling, bundesweit einer der gefragtesten Experten für das Thema Kind und Raum. Schilling führt das Unternehmen mit seinen 64 Mitarbeitern heute als Alleingesellschafter. Trotz Corona-Pandemie konnte es zahlreiche größere Projekte realisieren und seinen Umsatz im letzten Jahr auf 4,3 Millionen Euro steigern.
Die Spiel- und Bewegungslandschaften von Kameleon werden kundenindividuell geplant und bei Bedarf einzeln gefertigt. Inzwischen geht das Unternehmen dazu über, die Podeste zu modularisieren und in Kleinserien zu fertigen. Dieser Prozess soll durch das neue ERP-System unterstützt werden, wie Michael Härtlein, der Projektverantwortliche sagt. Aber auch diese Module werden immer noch an die räumlichen Gegebenheiten des jeweiligen Kindergartens oder Horts angepasst. Das Unternehmen beschäftigt ein großes Team von Planern, die sich über ganz Deutschland und Wien verteilen, und arbeitet in Luxemburg und Hongkong mit Partnern zusammen. Ihr wichtigstes Werkzeug ist das Zeichenprogramm RhinoCAD, mit dem sie vorwiegend in 3D arbeiten.
Planung bzw. Vertrieb und Fertigung waren vor der Verschmelzung von Kameleon mit der Schreinerei Moser IT-technisch getrennt. Es gab dafür zwei ERP-Systeme bzw. -Instanzen, die nicht miteinander integriert waren, so dass die Planungsdaten bei der Auftragserteilung immer wieder neu erfasst werden mussten. Außerdem ließen sich in der alten Lösung keine zwei Fertigungsstandorte abbilden. Das erschwerte den Anwendern den Überblick darüber, welche Aufträge in welcher Schreinerei gefertigt werden und wer welche Handelsprodukte bestellt hat.
Mit der Einführung von Triviso ERP wollte das Unternehmen den Informationsfluss von der Angebotsphase bis in die Fertigung durchgängiger gestalten, wie Härtlein sagt. „Unser Ziel war es, Zeit und Kosten zu sparen und den Projektüberblick zu verbessern. Und wir wollten am Projektende auf einen Blick die Vor- und Nachkalkulation haben.“
Die Möglichkeit, mehrere Werke abbilden zu können, war eine wesentliche Anforderung an das neue ERP-System. Kameleon wollte wieder ein dezidiertes Branchenprogramm haben, um dem Software-Hersteller nicht mühsam die Besonderheiten der Holzbearbeitung erklären zu müssen. Außerdem sollte das System die Möglichkeit bieten, die Kapazität bzw. Auslastung der Fertigung zu berechnen. Das konnten am Ende nur zwei Anbieter leisten.
Wir waren begeistert, dass wir alles so umsetzen konnten, wie wir uns das vorgestellt hatten
Michael Härtlein, Projektverantwortlicher Kameleon Raumkonzepte GmbH & Co.KG
„Triviso ERP überzeugte uns vor allem durch seine gute Anpassungs- und Updatefähigkeit.“, sagt Härtlein. „Auch die Zusammenarbeit mit dem Hersteller war vom ersten Tag an sehr gut. Er geht sehr individuell auf die Kundenwünsche ein.“
Besondere Anforderungen hatte das Unternehmen in punkto Projektmanagement, weil die Abläufe im Unternehmen aufgrund der dezentralen Planungstätigkeit und der beiden Fertigungsstandorte sehr arbeitsteilig sind. Triviso konfigurierte für die Projektteams einen umfassenden Workflow mit verschiedenen Ereignissen bzw. Aufgaben (To-Dos), die automatisch angelegt werden, sobald ein Planer eine Kundenanfrage erfasst. Jedes Ereignis zieht wieder ein anderes nach sich: Kommt es z.B. zu einem Auftrag, erfolgt als nächstes die Übergabe der Zeichnungen an die Arbeitsvorbereitung. Anhand entsprechender Checklisten sehen die Mitarbeiter jederzeit den Stand des Projekts.
Ein großer Vorteil von Triviso ERP und einer der Entscheidungsgründe ist, dass die Anwender direkt in den Dokumenten arbeiten können. „Bei anderen Systeme geben sie ihre Informationen in Listen ein und sehen erst beim Ausdruck, wie das Angebot oder die Auftragsbestätigung aussieht“, sagt Härtlein. Sehr gut sei auch, dass man individuell steuern könne, welche Funktionen und Bedienelemente in der Benutzeroberfläche sichtbar sind.
Bei der Einführung der neuen ERP-Lösung ging bzw. geht Kameleon in mehreren Etappen vor, die sich grob am Projektdurchlauf orientieren. Im ersten Schritt wurde der Vertriebsprozess mit der Angebotserstellung implementiert, während die Fertigung zunächst noch im Altsystem weiterlief. Um auch sie anbinden zu können, mussten im zweiten Schritt sämtliche Materialstämme in Triviso ERP neu angelegt werden. Außerdem implementierte das Unternehmen eine Schnittstelle zu Rhino, um die CAD-Daten automatisch importieren zu können.
„Die Materialstämme neu anzulegen, war eine gute Empfehlung, weil wir dadurch die nicht mehr benötigten Artikel entsorgt haben“, sagt Härtlein. „Außerdem haben wir die ComNorm-Schittstelle im Einsatz, die den Vorteil hat, dass wir die Materialstämme von Zulieferteilen wie Topfbändern oder Beschlägen direkt aus den Webshops der Lieferanten übernehmen können. Theoretisch kann ich sie sogar direkt in das Angebotsdokument importieren, um auf Basis der Einkaufspreise automatisch den Verkaufspreis zu kalkulieren.“
Zurzeit werden das Einkaufswesen und die Kalkulation implementiert, die zugleich Voraussetzung für die Kapazitätsplanung mit dem Leitstand ist. Die Mitarbeiter im Einkauf bestellen bestimmte Zukaufteile schon über das neue ERP-System. Dafür nutzen sie die gleiche Artikelnummern-Systematik, die das Unternehmen für die Verwaltung der Katalogteile geschaffen hat. Was noch fehlt ist die Kontrolle des Wareneingangs, für die erst die Warenbestandspflege aufgebaut werden muss. Das soll zumindest in Mainleus demnächst geschehen, um ausgehend von den Stücklisten Material reservieren bzw. bestellen zu können.
Kameleon verwaltet im ERP-System nicht die CAD-Zeichnungen, sondern nur die stücklistenrelevanten Metadaten. Die RhinoCAD-Schnittstelle dient dazu, die Bauteil-Daten mit Attributen wie Größe, Kanten, Oberfläche etc. in das ERP-System zu importieren und die Anlage der Stücklisten zu automatisieren. Früher wurden sie ausgehend von den CAD-Zeichnungen manuell aufgebaut, was Zeit kostete und immer wieder zu Fehleingaben führte. Die Stücklisten können in Triviso ERP bearbeitet und z.B. mit Variablen versehen werden, um ein individuelles Produkt zu einem Standard zu machen.
Die Daten aus dem ERP-System werden unter anderem für den Zuschnitt der Teile auf der liegenden Plattensäge zu nutzen. Die Herausforderung bestand darin, nicht nur ein Produkt aus einem Auftrag zuzuschneiden, sondern verschiedene Produkte aus mehreren Aufträgen, und den Buchungsaufwand für die Mitarbeiter dabei so gering wie möglich zu halten. „Mit Unterstützung von Triviso implementierte Kameleon dafür Serienzuschnitt, wie Härtlein erläutert. „Wenn ein Mitarbeiter die Bearbeitung auf eine Serie bucht, werden die Bearbeitungszeiten anhand des laufenden Meters oder der Quadratmeter auf die einzelnen Positionen verteilt.“
Die Einführung des Leitstands ist das vorerst letzte Etappenziel. Sie ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, weil erst mal die Kalkulationsdaten vorhanden sein müssen, wie Härtlein sagt: „Unser Ziel ist es, über die Kalkulation die Stunden zu ermitteln und dementsprechend die Kapazität zu planen.“ Die Anwender bei Kameleon sind es gewohnt, vorausschauend zu planen. Bislang machten sie das in einer komplexen Excel-Welt, in der sogar schon die Anfragen erfasst und prozentual hinsichtlich der zu erwartenden Kapazitätsauslastung bewertet wurden.
Aktuell arbeitet etwa die Hälfte der Mitarbeiter von Kameleon mit Triviso ERP. Eine der größten Stärken des Systems ist, dass es die Anwender durch den Prozess führt, so dass sie immer wissen, welche Aufgaben als nächstes anstehen. „Dadurch, dass die Ereignisse direkt am Projekt hängen, ist der Informationsfluss viel besser geworden.“, sagt Härtlein.
Wir sind definitiv schneller und produktiver geworden
Michael Härtlein, Projektverantwortlicher Kameleon Raumkonzepte GmbH & Co.KG
Kameleon entwickelt sich von einer Schreinerei mit individueller Einzelfertigung zu einem Unternehmen, das Module und Kleinserien fertigt und in der komplexen Welt des Projektgeschäfts zu Hause ist, wie Inhaber Gottfried Schilling betont. „Ein konsistenterer Informationsfluss und eine höhere Transparenz in allen Projektphasen ist Voraussetzung für eine schnelle Lieferfähigkeit und höhere Umsätze. Das stellen wir mit Triviso ERP sicher. Insofern haben wir mit unserer neuen ERP-Lösung die Basis für unser weiteres Wachstum und unseren künftigen Erfolg gelegt.“
Kameleon Raumkonzepte GmbH & Co.KG
Am Gries 1
95336 Mainleus
Kontakt
