Die Schreinerei Baldinger in Merdingen hat zwei Anläufe unternommen, um ihre IT-Landschaft zu modernisieren. Der zweite mit Triviso ERP zahlt sich aus. Allein der Aufwand für die Zeiterfassung hat sich durch die neue ERP-Lösung um 50 Prozent reduziert. Außerdem hat die Firma bei der Nachkalkulation eine bessere Kontrolle über die abgerechneten Stunden und eventuell anfallende Mehraufwände.
Durchgängige Informationsflüsse und effiziente Verwaltungsabläufe sind für einen aufstrebenden Handwerksbetrieb von Vorteil, und Baldinger ist in den letzten Jahren dynamisch gewachsen. Als der heutige Firmenchef Steffen Baldinger 2009 in den Familienbetrieb einstieg, den sein Großvater gegründet hatte und der damals noch von seinem Vater geleitet wurde, gab es drei Mitarbeiter; heute sind es 23. Beflügelt wurde das Personalwachstum 2016 durch die Übernahme der Domani Möbel GmbH in Freiburg, die die Leistungen der Schreinerei durch Kompetenzen im hochwertigen Möbel- und Innenausbau ergänzt.
Während Domani hochwertige Möbel z.T. in Kleinserie produziert, ist die Schreinerei auf den kundenindividuellen Innenausbau und die Fertigung von komplexen Fenstern aus Holz und/oder Aluminium spezialisiert. Häufig werden Fenster und Innenausbau gleich integriert. Kunststofffenster kauft die Firma ebenso zu wie die Rollläden für die Beschattung. Sie spielt im Fensterbau eine wichtige Rolle und wird mit steigenden Energiepreisen sicher noch wichtiger werden. Die Inflation ist aktuell eine der Herausforderungen, vor der die Firma steht. „Es geht dabei nicht so sehr um den Preiskampf, als darum, die vorhandenen Ressourcen möglichst effizient einzusetzen“, sagt Baldinger.
Um die wachsende Zahl an Kundenprojekten effizienter abwickeln zu können, stand die Firma vor der Notwendigkeit, ihre IT-Landschaft zu modernisieren. Baldingers Vater hatte den Betrieb schon früh mit einem ersten Fensterbau-Programm ausgestattet, das nicht mehr weiterentwickelt wurde. Ergänzt wurde es durch ein CAD-System, das Sohn Steffen von der Meisterschule mitgebracht hatte. Es bot ein Zusatzprogramm für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, das allerdings nicht so gut integriert war, wie man erwartet hatte und auch nicht über eine funktionierende Zeiterfassung verfügte. „Das Programm war zwar ein Fortschritt, aber letztlich nicht das, was eine Firma unserer Größe braucht“, sagt der Firmenchef. Deshalb habe man sich nach drei Jahren entschieden, die Reißleine zu ziehen und die gesamte IT-Lösung auszuwechseln.
Baldinger schaute sich auf Messen und im Internet um und stellte fest, dass es gar nicht so einfach ist, eine Systemkombination zu finden, die einerseits Fensterbauer, Schreiner und Möbelbauer zufriedenstellt und andererseits den Anforderungen an eine moderne Zeiterfassung gerecht wird. „Als gebranntes Kind wussten wir, dass die Systeme auf dem Papier mehr können als in der Praxis“, sagt er.
Wir haben besonders darauf geachtet, wie kompetent der Hersteller ist und ob er bereit ist, auf unsere Wünsche einzugehen.
Steffen Baldinger, Geschäftsführer SFI Baldinger GmbH
Mehr durch Zufall fand Baldinger diese Kompetenz ganz in der Nähe in Freiburg, wo die deutsche Tochtergesellschaft des Schweizer Software-Herstellers Triviso ihren Sitz hat. Die räumliche Nähe war ein wichtiger Entscheidungsgrund, aber was die Firma am meisten überzeugte, war die durchgängige Zeiterfassung der ERP-Lösung. Für die Software sprachen außerdem ihre Schnittstellen zu CAD- und Fensterbau-Programmen sowie ihre Mandantenfähigkeit. Sie ermöglicht es z.B., für die Verwaltung von Baldinger und Domani zwei getrennte Mandanten mit einer gemeinsamen Datenbank einzurichten.
Die Firma führte Triviso ERP zusammen mit der Software Palette CAD für den digitalen Innenausbau ein. Die Schnittstelle zu Palette CAD ermöglicht die Übergabe der Stücklisten an das ERP-System, um dort die Angebote zu kalkulieren. Sie funktioniert auch sehr gut, wie Baldinger sagt, wird allerdings nicht sehr intensiv genutzt. Das hängt zum einen damit zusammen, dass die Materialstämme noch nicht alle angelegt bzw. die aktuellen Preisinformationen noch nicht hinterlegt sind; zum anderen ist es oft schneller, die Kalkulation schon in Palette CAD zu machen. Hier gibt es eine Funktion, um den Zuschnitt zu optimieren und den Verschnitt zu berechnen, so dass man genau weiß, wie viele Platten erforderlich sind.
Für die Konstruktion und Kalkulation der Fenster installiert Baldinger gerade die FenOffice-Software von ProLogic, zu der es ebenfalls eine erprobte Schnittstelle gibt. Das Fensterbau-Programm verfügt außerdem über Integrationen zu Katalogen und Konfiguratoren von verschiedenen Rollladenbauern. Ursprünglich hatte Baldinger ein anderes Programm im Sinn, dessen Hersteller allerdings nicht flexibel genug auf die Anforderungen der Firma reagierte. Über die FenOffice-Schnittstelle sollen im Wesentlichen Preise und Zeichnungen an das ERP-System übertragen werden, um sie dann direkt für die Angebotserstellung zu nutzen.
Triviso ERP ist außerdem an die DATEV-Software angebunden, die bei Baldinger das führende System für die Finanzbuchhaltung ist. Deshalb nutzt die Firma hier nicht alle Möglichkeiten, die die ERP-Lösung bietet, wie Ute Knirsch, Team-Assistentin in der Geschäftsleitung sagt. Die Schnittstelle dient im Wesentlichen dazu, die Ausgangsrechnungen an DATEV zu übertragen. „Hier gibt es noch ein bisschen Optimierungsbedarf“, sagt Ute Knirsch. „DATEV liest nicht alle Daten der XML-Datei korrekt ein, so dass ich neue Kunden von Hand anlegen muss.“ Auch die in DATEV erfassten Zahlungseingänge müssen manuell im ERP-System nachgeführt werden, damit die Projektleiter ihre Projekte abschließen können.
Größere technische Hürden gab es bei der Implementierung nicht. Allerdings musste Baldinger erkennen, dass es für die Performance besser ist, die gesamte Software auf einem lokalen Terminal-Server zu installieren, statt nur die Datenbank. „Auf dem Server läuft die Anwendung schnell und flüssig, was außerdem den Vorteil hat, dass wir von überall darauf zugreifen können“, sagt Baldinger.
Bei der Systemeinführung ging Baldinger in kleinen Schritten vor, um die Mitarbeiter möglichst gezielt an die neue Lösung heranzuführen. Begünstigt durch die räumliche Nähe war die Zusammenarbeit mit Triviso am Anfang sehr eng. Die Anwender notierten ihre Fragen und Anmerkungen in einer To-Do-Liste, die einmal wöchentlich mit dem Experten des Software-Herstellers abgearbeitet wurde. „Der Support ist wirklich sehr gut“, lobt Ute Knirsch. „Wenn ich mal nicht weiterkomme, habe ich normalerweise in wenigen Minuten jemanden an der Helpline.“
Die Anwender kommen mit der Software inzwischen gut zurecht, wie Baldinger ergänzt. Die Akzeptanz für die Aufgabenplanung in der Werkstatt ist sehr hoch, weil die Mitarbeiter direkt im System sehen, welche Aufgaben anstehen und die Informationen auch gleich für die Zeiterfassung nutzen können. „Triviso ERP schafft ein hohes Maß an Transparenz im Unternehmen, was ich so bei keiner anderen Software gesehen habe“, sagt der Firmenchef. Insbesondere die Auswertungen sorgen bei den Mitarbeitern für einen sehr guten Überblick.
Auch Verwaltung und Buchhaltung haben alles, was sie brauchen. Dank der Möglichkeit, Dokumente per Drag & Drop zusammenzuziehen und direkt in den Dokumenten zu arbeiten, sind die Mitarbeiter beim Schreiben von Angeboten und Rechnungen bestimmt 20 Prozent schneller. Mit der neuen Version soll der Umgang mit Rechnungskorrekturen einfacher werden. Außerdem hat Triviso die Abrechnung von Projekten, bei denen Anzahlungen oder Abschläge anfallen, verbessert.
Baldinger ist mit der neuen ERP-Lösung sehr zufrieden. Ihr größter Nutzen ist die Möglichkeit, mit mobilen Endgeräten über eine Webapplikation direkt die Stunden auf ein Projekt zu buchen. Dadurch hat sich der Aufwand für die Zeiterfassung gegenüber früher, als die Mitarbeiter ihre Stunden auf Zettelchen schrieben, die dann händisch im ERP-System erfasst wurden, in etwa halbiert. Auch die Nachkalkulation ist dadurch viel schneller geworden.
Die Zeiterfassung hat darüber hinaus den Vorteil, dass die Projektleiter die erfassten Stunden freigeben müssen und dadurch viel genauer kontrollieren. Das macht es einfacher, Mehraufwände durch zusätzlich erbrachte Leistungen zu entdecken und dem Kunden in Rechnung stellen. Früher gingen diese Mehraufwände oft in der Pauschalsumme unter.
Durch den ersten Fehlversuch hat die Firma viel Zeit und Geld in den Aufbau einer zukunftsfähigen IT-Umgebung investiert, wie Baldinger einräumt. Die Investition in Triviso ERP zahlt sich jedoch allmählich aus, obwohl die Firma den Funktionsumfang der Software noch nicht voll ausschöpft. Baldinger verspricht sich gerade von den Funktionen für Bestellwesen und Lagerverwaltung, die noch nicht aktiv genutzt werden, für die Zukunft weitere Effizienzsteigerungen in den Prozessen.
SFI Baldinger GmbH
Römerweg 4
79291 Merdingen
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